Il arrive régulièrement qu’on s’interroge sur les avantages d’un CRM (Customer Relationship Management) par rapport à un fichier Excel ou un document Google Sheets. Voici donc un comparatif Excel / CRM : le tableau ci-dessous liste ce qu’un CRM tel que Corymbus peut apporter. Un article du blog détaille ces éléments.
Excel, CRM : que choisir ?
Pour résumer, un CRM tel que Corymbus est un outil spécialisé. Les données y sont structurées donc plus facilement exploitables, et toute information est accessible de façon simple. Il peut se connecter à vos autres outils du quotidien (Google, Microsoft, emails, agendas, contacts). Il vous permet d’envoyer des campagnes email et SMS, s’intègre à votre site web, et produit des devis et factures conformément à la réglementation des logiciels de facturation.
Il est également mis à jour régulièrement par son éditeur, contrairement à un fichier Excel dont le bon fonctionnement au fil du temps des différents onglets, macros, formules, est de votre responsabilité. Et cela peut représenter un temps non négligeable ! Un support technique est en général inclus dans l’abonnement pour vous aider en cas de besoin.
En entreprise, on peut paramétrer des droits d’accès pour contrôler qui accède à l’information en lecture ou en écriture. Le management dispose d’une vue consolidée dans un tableau de bord (ou dashboard) qui agrège les données de toute l’équipe.
Liste des avantages d’un CRM sur un tableau Excel ou Google Sheets
| Tableur | Corymbus | |
|---|---|---|
| Outil dédié à la relation client | ||
| Suppression des menus/boutons inutiles | ||
| Ecrans dédiés à chaque donnée (contact, affaire, …) | ||
| Relations claires entre données (ex : contacts d’une entreprise, historique des rendez-vous pour une affaire) | ||
| Suppression des informations dupliquées (ex : adresse de l’entreprise répétée pour tous ses contacts) | ||
| Recherche par type de données (ex : affaires de plus de 10000€) | ||
| Mémorisation de filtres réutilisables (ex : tâches à faire dans la semaine à venir) | ||
| Création de groupes de contacts (ex : clients, prospects, directeurs, …) | ||
| Stockage de documents et liaison avec les opportunités, contacts, entreprises et activités | ||
| Alertes sur la qualité des données (affaires sans montant ou sans entreprise, clients importants sans interaction récente, tâches en retard) | ||
| Accès en un clic aux données consultées récemment | ||
| Utilisation n’importe où : ordinateur au bureau, ordinateur à la maison, téléphone, … | ||
| Adaptation à la taille d’un écran de téléphone | ||
| Historique de toutes les modifications au fil du temps | ||
| Lecteur optique (scanneur) de cartes de visite | ||
| Synchronisation des contacts avec le carnet d’adresse | ||
| Synchronisation des tâches et rendez-vous avec l’agenda | ||
| Envoi d’emails individuels à vos contacts | ||
| Envoi de campagnes email | ||
| Envoi de campagnes SMS | ||
| Campagnes ciblées et personnalisées | ||
| Suivi des ouvertures et des clics dans les emails | ||
| Création automatique de contacts depuis les formulaires de votre site web | ||
| Envoi de notifications lorsqu’un visiteur remplit un formulaire du site web | ||
| Création de devis et factures en conformité avec la réglementation | ||
| Paiement de devis et factures en ligne | ||
| Automatisation de tâches (workflows) : parcours clients, déclenchement d’actions périodique, sur événements, … | ||
| Droits d’accès en lecture/écriture pour les différents utilisateurs | ||
| Consolidation des données d’une équipe pour le management | ||
| Structure des données et fonctionnalités spécifiques maintenues par l’éditeur |
Conclusion : l’approche la plus simple
Toutes les fonctionnalités déjà développées au sein d’un CRM, spécifiquement pour la vente, le marketing et la relation client, sont conçues pour rendre cet outil plus simple.
Enrichir un fichier Excel ou un document Google Sheets pour ajouter ces fonctionnalités représente un travail conséquent.
Par ailleurs, un « CRM Excel » développé soi-même sera contraint de proposer l’ergonomie qui est celle d’Excel, alors qu’un CRM spécifique offre une interface graphique qui n’a pas cette limitation. Elle pourra donc être plus simple et plus adaptée, par exemple pour mettre en forme un texte avec des images lors de la rédaction d’un email.
Il reste donc à arbitrer entre investir le temps nécessaire pour obtenir un sous-ensemble des fonctionnalités listées ci-dessus, ou bien souscrire à l’abonnement d’un CRM pour laisser des spécialistes faire ce travail pour vous, et bénéficier de nouvelles fonctionnalités au fil du temps.