CRM : Comment avoir tous ses documents commerciaux sous la main ?
Le CRM Corymbus permet de stocker vos documents et de les rattacher à vos contacts, entreprises, opportunités et activités. Il s’agit habituellement des devis, contrats, factures, comptes rendus, etc.
Par exemple, lorsque vous gagnez une opportunité, vous pouvez lui associer le contrat et la facture correspondants. Par la suite, vous retrouverez ces documents en allant sur la fiche de l’opportunité. Vous pourrez les visualiser d’un seul clic, ou les télécharger sur votre disque dur.
Il y a plusieurs façons d’enregistrer un document dans Corymbus :
- Glisser-déposer un fichier dans la liste des documents d’un contact, entreprise, opportunité ou activité.
- Faire de même dans la liste globale de tous les documents, accessibles par le menu Réglages ⚙ > Documents.
- Cliquer sur le bouton « + » d’une liste de documents, puis choisir le fichier en parcourant votre disque dur.
Par la suite, pour consulter un document, plusieurs options :
- Depuis une liste de documents, ouvrir la fiche d’un document en cliquant sur la flèche à droite de son nom.
- Comme pour toutes les entités dans Corymbus, utiliser la fonction Recherche 🔍 ou le menu Historique 🕓 en haut à droite du navigateur.
Le bouton « Voir » permet d’afficher le document à l’écran (pour les formats PDF ou images). Le bouton de téléchargement permet d’obtenir une copie du fichier.
Enfin, grâce aux relations automatiques, même si vous n’avez rattaché un document qu’à une opportunité, vous le retrouverez aussi dans la liste des documents de l’entreprise correspondante. D’autres liens automatiques sont pris en compte, et sont détaillés ici.
Cas particulier : Devis et Factures
Corymbus gère façon spécifique deux types particuliers de documents : les devis et les factures. En effet, vous pouvez créer devis et factures directement depuis Corymbus. Vous pourrez alors obtenir une copie PDF, par exemple pour l’envoyer à vos clients et prospects. En raison de cette gestion spécifique, vous accédez aux devis et factures dans les rubriques respectives « Devis » et « Factures » (dans le menu Réglages, et aussi sur la fiche d’une opportunité). Cela ne s’applique que si vous utilisez Corymbus pour les créer. Si vous utilisez un autre outil, vous pouvez bien sûr stocker ces devis et factures créés en dehors de Corymbus, dans la rubrique générales « Documents ».
Limitations
Corymbus propose par défaut un espace de stockage de 20 méga-octets par utilisateurs. Contactez-nous pour augmenter votre espace de stockage (proposé à 2€ HT / giga-octet / an, avec un minimum de 10Go, soit 20€ HT/an). Cette limitation ne s’applique pas pour les devis et factures gérés dans Corymbus : vous pouvez en créer autant que vous voulez.
