Archivez vos emails dans le CRM Corymbus

Comment avoir simplement l’historique des emails échangés avec un contact ?

Le CRM Corymbus met à votre disposition une adresse email personnelle que vous pouvez indiquer lorsque vous rédigez un email depuis votre messagerie (Outlook, Gmail, …), afin qu’il soit expédié à Corymbus pour archivage.

Adresse en copie cachée pour l'archivage des emails

Corymbus créera alors une activité, et la rattachera aux contacts figurant dans l’email, ainsi que, le cas échéant :

  • à l’entreprise de chacun de ces contacts,
  • à chaque opportunité associée à ces contacts, à condition qu’il n’y en ait qu’une par contact (s’il y a par exemple 3 opportunités associées à un contact, Corymbus suppose que l’email ne se rapporte qu’à l’une d’elles et qu’il serait donc inapproprié de le rattacher aux autres. Il ne fait donc pas d’association dans ce cas de figure).

Activité créée automatiquement depuis un email archivé

Si une adresse figurant dans l’email ne correspond à aucun contact dans Corymbus, un nouveau contact sera créé.

Cette fonctionnalité peut être utilisée suivant deux scénarios :

  • Vous rédigez un email : placez votre adresse Corymbus en copie cachée (BCC ou CCI) pour que Corymbus le reçoive et l’archive.
  • Vous voulez archiver un email déjà reçu de l’extérieur (ou déjà envoyé par vous) : transférez-le vers votre adresse Corymbus. 

Adresse personnelle pour l'archivage des emails

Pour obtenir votre adresse personnelle, allez dans le menu Réglages ⚙️, puis cliquez sur votre nom. En bas de la page, la rubrique « Archivage des emails » vous permet de copier cette adresse.

Paramétrez ensuite votre messagerie pour inclure systématiquement cette adresse en copie cachée de vos emails, ou enregistrez-la dans votre carnet d’adresse, par exemple sous le nom « Robot Corymbus ». Autre possibilité : après un premier envoi, mémorisez les 2 ou 3 premiers caractères de votre adresse (« v1 » ci-dessus). Lorsque vous les taperez, votre logiciel de messagerie vous proposera l’adresse complète grâce à son cache d’adresses.

Adresses email prises en compte

L’activité sera rattachée aux contacts correspondant aux adresses emails figurant dans les destinataires (directs ou en copie), mais aussi dans les 6 premières lignes du corps de l’email – ce qui peut être utile lors du transfert d’un email déjà reçu ou envoyé.

Extraction des noms/prénoms pour les nouveaux contacts

Par défaut, les prénoms et noms des contacts créés sont laissés vides, car il est impossible de les extraire de façon fiable à partir d’une adresse email.

Vous pouvez toutefois activer l’option d’extraction pour les définir automatiquement (au risque d’introduire des noms et prénoms erronés dans votre base – voir ci-dessous), en éditant votre profil utilisateur (menu Réglages, <votre nom>, puis cliquer sur le crayon en haut à droite) :

Option d'extraction des nom/prénom depuis un email archivé

Attention : Corymbus suppose que le prénom est le premier mot trouvé dans l’adresse email, et que le reste est le nom, comme dans « Alain Dupont » <alain.dupont@abc.com>. Les données seront donc erronées si l’adresse d’un correspondant a une autre forme, telle que « DUPONT, Alain » <alain.dupont@abc.com> : le contact aura alors Alain pour nom et DUPONT pour prénom.

Cette option permet d’éviter d’entrer manuellement les noms et prénoms, il faut en revanche veiller à corriger ces erreurs, notamment pour l’envoi de campagnes personnalisées avec les noms et prénoms des contacts.

Sécurité et confidentialité

Attention : ne communiquez pas votre adresse d’archivage email, puisqu’elle permet de créer des données dans votre compte Corymbus. Si vous l’utilisez dans un email avec d’autres destinataires, veillez donc à ce qu’elle ne figure qu’en copie cachée.

 

 

Autres articles