Les devis et factures ont plusieurs caractéristiques communes, et peuvent donc être créés, gérés et modifiés de façon très similaire.

Création des devis et factures

La création peut être faite de plusieurs façons :

• Soit depuis une opportunité
• Soit depuis une entreprise
• Soit depuis un contact
• Soit depuis les listes globales des devis ou des factures, accessibles depuis le menu Paramètres.

Création depuis une opportunité

Créer un devis ou facture depuis une opportunité est la méthode recommandée, puisqu’il correspondra alors à l’affaire que vous suivez. C’est également l’opportunité qui est la donnée la plus spécifique pouvant être liée au document. En effet si vous faites plusieurs affaires avec un même client, chaque affaire sera suivie par une opportunité associée, et c’est à cette opportunité qu’il est le plus approprié de rattacher les devis et factures de cette affaire.

Pour créer un document depuis une opportunité, allez sur la fiche de cette opportunité, puis descendez vers la liste des devis ou factures associée.

Cliquez sur le bouton “+” à droite de l’écran pour créer le nouveau document :

Cliquez ensuite sur “Créer un nouveau devis…” ou entrez un nom pour nommer le nouveau document, ou rechercher un document existant déjà (il sera alors associé à l’opportunité, et aucun nouveau document ne sera créé).

Le nom et le numéro du nouveau devis apparaît. Validez l’association du document avec l’opportunité en cliquant sur OK :

La liste des documents de l’opportunité inclut à présent le nouvel élément :

Vous pouvez alors naviguer vers celui-ci pour le consulter et le modifier :

Création depuis une entreprise

Si vous ne souhaitez pas créer d’opportunités pour suivre vos ventes, vous pouvez créer des documents depuis l’entreprise (client ou prospect).

La marche à suivre est identique à celle indiquée précédemment, en partant des listes de devis ou factures de l’entreprise, plutôt que de l’opportunité. Toutefois, vous ne serez pas invité à saisir le nom du document, il sera créé automatiquement (vous pourrez ensuite le renommer depuis la liste).

Création depuis un contact

Vous pouvez de la même façon créer un devis ou facture depuis un contact, notamment dans le cas d’une vente à des particuliers (B2C) plutôt qu’à des entreprises (B2B).

Création depuis les listes globales

Il est enfin possible de créer les documents depuis la liste globale des devis ou des factures. Cette approche n’est pas recommandée puisqu’ils ne seront rattachés à aucun contact, entreprise ni opportunité.