Devis et Factures

• 1: Configuration
• 2: Création
• 3: Modification
• 4: Actions disponibles
• 5: Devis
• 6: Factures
• 7: Calcul des informations de facturation
• 8: Listes

1 - Configuration

Corymbus vous permet de créer des devis et des factures, de les envoyer à vos clients, et d’insérer un lien de paiement afin de faciliter et accélérer le paiement.

Démarrer la configuration

En tout premier lieu, vous devez configurer votre compte et indiquer les informations concernant votre entreprise ainsi que d’autres paramètres.

Pour cela, allez dans les paramètres de votre compte Corymbus, puis cliquez sur le bouton “DEVIS & FACTURATION” :

Cliquez ensuite sur le crayon situé à droite, afin de modifier les paramètres de devis et de facturation :

Un message vous avertit que la fonctionnalité est indisponible tant que vous n’avez pas confirmé la validité des informations. Une fois que vous aurez saisie les informations présentées ci-dessous, cliquez sur le curseur pour confirmer leur validité, puis sauvegardez.

Logo & Identité

Dans cette section vous pouvez indiquer :

• votre logo, soit en sélectionnant un fichier image sur votre disque dur, soit en le glissant-déposant sur la zone indiquée
• votre raison sociale et votre adresse
• le taux de TVA par défaut : lorsque vous créerez des devis et factures, ce taux sera appliqué par défaut aux lignes de produits et services qui figureront sur le document. Vous aurez toutefois la possibilité de le modifier pour certaines lignes si nécessaire (par exemple si certaines ont une TVA de 10%, alors que votre TVA par défaut est de 20%)
• le texte à faire figurer par défaut en bas des documents (pied de page). Ce texte pourra toutefois être modifié au cas-par-cas dans chaque document, si nécessaire.

Paramètres des Devis

Cette section vous permet de définir les paramètres spécifiques aux devis :

• Numéro du prochain devis : Corymbus numérote tous les devis que vous créez, et augmente un compteur d’une unité à chaque nouveau document. Il commence par défaut à “1”. Toutefois, si vous utilisiez au prélable un autre outil pour créer vos devis, et que le dernier devis que vous avez créé en dehors de Corymbus portait le numéro 65, vous pouvez indiquer ici 66 : votre prochain devis créé dans Corymbus portera ce numéro, ce qui assurera la continuité de votre numérotation.

• Durée de validité : un devis a une certaine durée de validité. Vous pouvez indiquer ici le texte à faire figurer sur le devis pour cela. Vous aurez la possibilité, dans chaque devis, de le modifier (par exemple pour indiquer une certaine date, ou pour indiquer une durée différente de la durée par défaut). Vous pouvez aussi utiliser des formules du type {%= ... %}, comme détaillé ci-dessous dans la section Avancé.

• Texte libre : si vous activez cette option, le texte renseigné sera affiché en dessous du tableau des produits et services. Vous pourrez le modifier individuellement pour chaque devis. Vous pouvez aussi utiliser des formules du type {%= ... %}, comme détaillé ci-dessous dans la section Avancé.

• Lien de paiement : si vous disposez d’un compte Stripe, cette option vous permet d’afficher un lien de paiement, par lequel vos clients pourront payer le montant TTC du devis. Il est nécessaire d’avoir au préalable connecté Corymbus à votre compte Stripe. Pour cela, consultez la section des Intégrations.

Paramètres des Factures

Cette section vous permet de définir les paramètres spécifiques aux factures :

• Numéro de la prochaine facture : conformément à la législation, Corymbus numérote toutes les factures que vous créez, et augmente un compteur d’une unité à chaque nouveau document. Il commence par défaut à “1”. Toutefois, si vous utilisiez au prélable un autre outil pour créer vos factures, et que la dernière facture que vous avez créée en dehors de Corymbus portait le numéro 31, vous devez indiquer ici 32 : votre prochaine facture créée dans Corymbus portera ce numéro, ce qui assurera la continuité de votre numérotation. La législation impose que la numérotation soit séquentielle, que deux factures ne puissent pas porter le numéro, et qu’il n’y ait pas de “trou” dans la numérotation.

• Délai de paiement : indiquez ici le texte à faire figurer pour le délai de paiement par défaut de vos factures. Vous aurez la possibilité, dans chaque facture, de le modifier (par exemple pour indiquer une certaine date, ou pour indiquer un délai différent du délai par défaut). Vous pouvez aussi utiliser des formules du type {%= ... %}, comme détaillé ci-dessous dans la section Avancé.

• Texte libre : si vous activez cette option, le texte renseigné sera affiché en dessous du tableau des produits et services. Vous pourrez le modifier individuellement pour chaque facture. Vous pouvez aussi utiliser des formules du type {%= ... %}, comme détaillé ci-dessous dans la section Avancé.

• Lien de paiement : si vous disposez d’un compte Stripe, cette option vous permet d’afficher un lien de paiement, par lequel vos clients pourront payer le montant TTC de la facture. Il est nécessaire d’avoir au préalable connecté Corymbus à votre compte Stripe. Pour cela, consultez la section des Intégrations.

Présentation

Cette section permet de personnaliser la présentation de vos devis et factures :

• Quantités : activez cette option pour afficher une colonne qui indiquera les quantités dans le tableau des produits et services. Indiquez également le libellé à faire figurer en haut de cette colonne. Vous aurez la possibilité de cacher ou d’afficher cette colonne sur chaque document, si le réglage par défaut ne convient pas dans certains cas.

• Références : activez cette option pour afficher une colonne qui indiquera les références (ou SKU) de vos produits/services. Vous aurez la possibilité de modifier ce réglage individuellement dans chaque document.

• Visuels : activez cette option pour afficher une colonne qui indiquera le visuel de vos produits/services, s’il a été renseigné par un URL. Vous aurez la possibilité de modifier ce réglage individuellement dans chaque document.

• Tailles de texte : ces paramètres vous permettent d’indiquer par un nombre la taille du texte affiché dans les différentes rubriques des devis et factures. Vous pouvez laisser ces paramètres vides, Corymbus utilisera alors des valeurs par défaut.

• Couleurs : ces paramètres vous permettent de personnaliser les couleurs de vos documents. Vous pouvez soit entrer une valeur au format standard du web (#rrvvbb, avec les composantes hexadécimales de rouge, vert, bleu), soit cliquer sur “CHOISIR” puis définir la couleur à l’aide des outils proposés :

Avancé

Cette section permet d’automatiser la définition des champs d’un devis ou facture à partir de l’opportunité, de l’entreprise ou du contact auxquels il est lié, à l’aide d’expressions comprises entre une balise {%= et une balise %}.

Les champs concernés sont le nom du client, l’adresse de facturation, le numéro de TVA et l’adresse de livraison.

Consultez les règles de Calcul des informations de facturation pour plus de précision sur l’utilisation de ces formules.

Exemple

Si vous voulez que l’adresse de livraison indiquée dans un document ne soit pas l’adresse de facturation de votre client, mais une adresse figurant dans l’opportunité associée au document, effectuez les étapes suivantes :

• Créez un Champ personnalisé sur les opportunités :

  • Entité : Opportunité
  • Type : Texte
  • Nom interne : adresse_livraison

• Dans le champ “Adresse de livraison” des paramètres avancés de devis et facturation, entrez {%= opportunity.adresse_livraison %}.

Lors de la création d’un devis ou d’une facture à partir d’une opportunité, Corymbus définira alors l’adresse de livraison à partir du champ adresse_livraison de l’opportunité.

Vous aurez également la possibilité de modifier manuellement cette valeur dans le document, en cliquant dessus.

Note

Les mêmes expressions (également comprises entre les balises mentionnées ci-dessus) peuvent être utilisées pour la durée de validité d’un devis, le délai de paiement d’une facture, ou le texte libre de ces documents. Par exemple, si vous voulez que vos factures indiquent un délai de paiement propre à chaque entreprise cliente (négocié préalablement avec elle), et utilise une valeur par défaut de 30 jours pour les entreprises pour lesquelles rien n’a été négocié, procédez ainsi :

• Créez un Champ personnalisé :

  • Entité : Entreprise
  • Type : Texte
  • Nom interne : delai_paiement

• Dans le champ “Délai de paiement par défaut” des paramètres de devis et facturation, entrez, {%= account.delai_paiement || "30 jours" %} .

Lors de la création d’une facture, Corymbus recherchera le champ delai_paiement de l’entreprise liée à la facture (soit directement, soit indirectement via l’opportunité). Si ce champ a une valeur non vide (par exemple “45 jours fin de mois”), c’est celle-ci qui sera affichée sur la facture. Dans le cas contraire, la valeur par défaut “30 jours” sera affichée.

Le symbole || signifie “ou” dans le langage JavaScript, ce qui a pour effet que le résultat de cette expression est account.delai_paiement si cette valeur existe, ou “30 jours” dans le cas contraire.

2 - Création

Les devis et factures ont plusieurs caractéristiques communes, et peuvent donc être créés, gérés et modifiés de façon très similaire.

Création des devis et factures

La création peut être faite de plusieurs façons :

• Soit depuis une opportunité
• Soit depuis une entreprise
• Soit depuis un contact
• Soit depuis les listes globales des devis ou des factures, accessibles depuis le menu Paramètres.

Création depuis une opportunité

Créer un devis ou facture depuis une opportunité est la méthode recommandée, puisqu’il correspondra alors à l’affaire que vous suivez. C’est également l’opportunité qui est la donnée la plus spécifique pouvant être liée au document. En effet si vous faites plusieurs affaires avec un même client, chaque affaire sera suivie par une opportunité associée, et c’est à cette opportunité qu’il est le plus approprié de rattacher les devis et factures de cette affaire.

Pour créer un document depuis une opportunité, allez sur la fiche de cette opportunité, puis descendez vers la liste des devis ou factures associée.

Cliquez sur le bouton “+” à droite de l’écran pour créer le nouveau document :

Cliquez ensuite sur “Créer un nouveau devis…” ou entrez un nom pour nommer le nouveau document, ou rechercher un document existant déjà (il sera alors associé à l’opportunité, et aucun nouveau document ne sera créé).

Le nom et le numéro du nouveau devis apparaît. Validez l’association du document avec l’opportunité en cliquant sur OK :

La liste des documents de l’opportunité inclut à présent le nouvel élément :

Vous pouvez alors naviguer vers celui-ci pour le consulter et le modifier :

Création depuis une entreprise

Si vous ne souhaitez pas créer d’opportunités pour suivre vos ventes, vous pouvez créer des documents depuis l’entreprise (client ou prospect).

La marche à suivre est identique à celle indiquée précédemment, en partant des listes de devis ou factures de l’entreprise, plutôt que de l’opportunité. Toutefois, vous ne serez pas invité à saisir le nom du document, il sera créé automatiquement (vous pourrez ensuite le renommer depuis la liste).

Création depuis un contact

Vous pouvez de la même façon créer un devis ou facture depuis un contact, notamment dans le cas d’une vente à des particuliers (B2C) plutôt qu’à des entreprises (B2B).

Création depuis les listes globales

Il est enfin possible de créer les documents depuis la liste globale des devis ou des factures. Cette approche n’est pas recommandée puisqu’ils ne seront rattachés à aucun contact, entreprise ni opportunité.

3 - Modification

Les devis et factures ont plusieurs caractéristiques communes, et peuvent donc être créés, gérés et modifiés de façon très similaire.

Cette section décrit comment modifier les devis et les factures, une fois que vous êtes sur la fiche d’un de ces documents.

Nom du document

Si vous souhaitez renommer le document, cliquez soit sur son nom en haut de l’écran, soit sur l’en-tête du document, puis entrer le nouveau nom. Le nom est affiché sur le document final, par conséquent dans certains cas vous pouvez supprimer tout le texte si vous ne souhaitez pas qu’il soit visible par votre client.

Données liées

Sous le nom du document, Corymbus affiche les données liées :

• Opportunité
• Entreprise
• Contact

Vous pouvez cliquer sur ces informations pour les modifier, et cliquer sur la flèche située à droite afin de naviguer vers l’opportunité, l’entreprise ou le contact associés.

Votre logo et adresse

L’en-tête du document affiche sur sa partie gauche le logo et l’adresse que vous avez définis pour votre société dans la Configuration des paramètres de devis et facturation. Vous pouvez cliquer sur l’adresse pour la modifier si nécessaire.

Informations sur le client

Sur sa partie droite, l’en-tête indique :

• Le nom du document
• Le type (devis ou facture) et le numéro du document
• La date du document
• Les informations de validité (pour un devis) ou le délai de paiement (pour une facture)
• Le nom, l’adresse de facturation, et le numéro de TVA du client
• Optionnellement, l’adresse de livraison.

Vous pouvez cliquez sur ces informations pour les modifier, à l’exception du type et du numéro.

Le nom, l’adresse de facturation, et le numéro de TVA sont calculés selon les règles de Calcul des informations de facturation.

Dans les paramètres Avancés, il est possible de définir des formules pour calculer la validité du document, le délai de paiement et les adresses de facturation/livraison (par exemple à partir de champs de l’opportunité ou de l’entreprise). Vous pouvez recalculer ces informations en cliquant sur la flèche circulaire située à droite (repère 1) :

Si vous voulez indiquer une adresse de livraison qui est identique à l’adresse de facturation cliquez sur l’icône à droite de cette dernière (repère 2).

Pour entrer une adresse de facturation différente, cliquez sur le tiret à droite de “Afficher l’adresse de livraison” (repère 3), choisissez l’option “Oui”, puis cliquez sur l’adresse de livraison pour la renseigner.

Tableau des produits et services

En dessous de l’en-tête, se trouve un tableau listant les produits ou services constituant le devis ou la facture.

Caractéristique d’une ligne

Chaque ligne du tableau des produits et services est caractérisée par plusieurs informations :

• une quantité
• un libellé
• une référence (optionnelle, et uniquement si la ligne est créée à partir d’un élément du catalogue produit)
• un prix unitaire
• un taux de TVA
• un montant total
• un taux et un libellé de remise (optionnels)

Colonnes affichées

Trois colonnes peuvent optionnellement être affichées ou masquées :

• Quantités (elles sont parfois inutiles, voire source de confusion, par exemple pour une prestation unique)
• Références produit : il s’agit des références produit que vous avez indiquées dans le catalogue de produits.
• Visuels produit : il s’agit du visuel potentiellement associé à chaque produit du catalogue. Si cette colonne est affichée, une vignette apparaîtra dans chaque ligne du tableau.

Pour afficher ou masquer ces colonnes, cliquez sur le tiret ou la mention Oui/Non correspondante. La Configuration des paramètres de devis et facturation permettent de définir les valeurs par défaut, qui seront reprises à chaque création de document.

Produits et services de l’opportunité

Si le document est créé depuis une opportunité, et que vous avez associé des produits à celle-ci, le tableau sera pré-rempli avec ces produits. Il sera vide dans le cas contraire.

Ajouter de nouvelles lignes de produits et services

Pour ajouter de nouvelles lignes au tableau, vous pouvez procéder de plusieurs façons :

1. Cliquez sur le bouton NOUVELLE LIGNE : une nouvelle ligne vierge est créée. Le taux de TVA adopté est le taux de TVA par défaut défini dans les paramètres de Devis et facturation.
2. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de ce bouton : si vous avez préalablement créé des Modèles de ligne, un menu apparaîtra et vous pourrez sélectionner l’un d’eux pour créer une ligne à partir de ce modèle. Préférez l’utilisation du catalogue produit aux modèles de lignes, car il offre davantage de possibilités.
3. Entrez quelques caractères correspondant au nom ou à la référence d’un produit du catalogue, puis sélectionnez-le pour l’ajouter au tableau.

Modèles de lignes

Note : préférez l’utilisation du catalogue produit plutôt que les modèles de lignes. Ils sont conservés pour l’instant par souci de compatibilité avec les anciennes versions, toutefois le catalogue produit offre plus de possibilités.

Vous pouvez créer des modèles de lignes à partir de lignes existantes, afin de pouvoir les réutiliser dans le document en cours d’édition ou dans d’autres devis ou factures.

Pour créer un modèle, procédez ainsi :

1. Cliquez sur le menu contextuel à droite de la ligne
2. Choisissez l’option “Enregistrer comme modèle…”
3. Donnez un nom au nouveau modèle, puis cliquez sur OK

Le modèle sera alors disponible dans le menu affiché en cliquant sur la flèche vers le bas, située à droite du bouton NOUVELLE LIGNE

Modification d’une ligne de produit/service

Vous pouvez cliquer sur les différentes informations d’une ligne pour les modifier. Les modèles de ligne ou produits/services associés dans le catalogue ne seront pas modifiés.

Pour ajouter une remise, cliquez sur le menu contextuel à droite de la ligne, et choisissez “Appliquer une remise” :

Cliquez ensuite sur le “tiret” et sur le pourcentage pour définir la désignation de la remise (ex : Remise exceptionnelle pour commande avant le JJ/MM/AAAA) et le taux de remise.

Pour supprimer la remise, cliquez sur le menu contextuel et choisissez “Retirer la remise”.

Déplacer une ligne

Pour déplacer une ligne du tableau vers le haut ou vers le bas, effectuez les opérations suivantes :

1. cliquez sur la poignée située sur la gauche
2. déplacez votre souris en maintenant la touche enfoncée
3. et déposez la ligne à la position souhaitée.

Appliquer une remise globale

Pour appliquer une remise sur toutes les lignes du document, cliquez sur le tiret (ou le “Non”) à droite de la mention “Appliquer une remise globale” :

Définissez ensuite la désignation et le pourcentage de la remise, comme pour les remises appliquées sur une ligne.

Totaux

Le document affiche en dessous du tableau les totaux avec et sans remise, ainsi que les différents montants de TVA (selon les taux utilisés dans le document), puis le total TTC.

Textes personnalisables

Au bas du document, vous pouvez indiquer un texte libre et un pied de page.

Texte libre

Le texte libre permet par exemple d’indiquer les modalités à suivre par votre client pour qu’il valide le devis, ou qu’il acquitte la facture.

Il peut être défini par défaut dans les paramètres de devis et facturation, afin de ne pas avoir à le re-saisir pour chaque nouveau document.

Vous pouvez activer son affichage en cliquant sur le “-” à droite de la mention “Afficher un texte libre”.

Pour modifier le texte, cliquez dessus.

La flèche circulaire permet de recalculer la valeur du texte si vous avez défini une formule de calcul dans les paramètres Avancés de devis et facturation.

Pied de page

Le contenu du pied de page peut être défini dans les Paramètres de devis et facturation. Vous pouvez le modifier pour un document spécifique en cliquant dessus (cela ne modifiera pas sa valeur pour les autres documents, ni pour les documents que vous créerez ultérieurement).

Autres actions

Si le devis ou facture est associé à une opportunité, vous pouvez mettre à jour cette dernière à partir des informations du document, en cliquant sur “METTRE À JOUR L’OPPORTUNITÉ” en bas de la fiche d’un devis ou facture :

• le montant de l’opportunité correspondra au montant HT, après remises, du document
• les produits associés à l’opportunité seront ceux associés au document.

4 - Actions disponibles

Les devis et factures ont plusieurs caractéristiques communes, et peuvent donc être créés, gérés et modifiés de façon très similaire.

Cette section décrit les actions disponibles communes aux devis et factures, une fois que vous êtes sur la fiche d’un de ces documents.

Les actions spécifiques aux devis sont décrites dans la rubrique Devis, et celles spécifiques aux factures le sont dans la rubrique Factures.

Actions disponibles

Les boutons en haut de l’écran varient légèrement selon qu’il s’agit d’un devis ou une facture. Nous présentons ici ceux qui sont communs aux deux types de documents.

1. Prévisualisation : affiche un aperçu du document
2. Téléchargement : télécharge le document au format PDF
3. Duplication : crée une copie du document (par exemple pour faire une variante d’un devis)
4. Envoi par email : ouvre un écran de composition d’email pour envoyer le document en pièce jointe au format PDF
5. Corbeille : supprime le document (après vous avoir demandé confirmation)

5 - Devis

Le seul élément spécifique aux devis est le bouton permettant de convertir un devis en facture :

En cliquant sur ce bouton, une nouvelle facture sera créée. Elle reprendra toutes les informations du devis, à l’exception du nom.

Le nom de la facture est “Facture pour Devis N° XX : <Nom du devis>”. Vous pouvez le modifier dans la fiche de la facture en cliquant dessus.

6 - Factures

Emission d’une facture

Une fois que vous avez vérifié, notamment à l’aide du bouton de prévisualisation, que le document était conforme à vos attentes et que toutes les informations sont exactes, vous pouvez émettre la facture :

• un numéro lui sera attribué, à l’aide du compteur géré par Corymbus, qui sera ensuite augmenté d’une unité pour assurer l’unicité des numéros de factures
• vous ne pourrez alors plus modifier la facture : si vous tentez de le faire, un message d’erreur apparaîtra
• vous pourrez émettre un avoir si besoin.

Une confirmation vous sera demandée :

Indiquer qu’une facture est payée

Au bas de la fiche d’une facture, un bouton vous permet de marquer une facture comme payée ou impayée (repère 1) :

En cliquant sur ce bouton, une mention “PAYÉE” est apposée sur la facture, et son champ “Payée” est mis à jour, ce qui permet notamment à l’aide de filtres, de rechercher toutes les factures payées ou impayées :

Veuillez noter que cette modification peut être effectuée également une fois que la facture a été émise (c’est la seule modification possible d’une facture après émission).

Si vous avez par erreur marqué une facture comme payée, vous pouvez cliquer à nouveau sur ce bouton (qui s’intitule alors “MARQUÉE COMME NON PAYÉE”) pour annuler.

Avoirs

Une fois qu’une facture a été émise, il est possible de créer une facture d’avoir en lien avec celle-ci, à l’aide du bouton “ÉMETTRE UN AVOIR” (repère 2 dans l’illustration ci-dessus).

L’avoir est similaire à toute autre facture, à l’exception qu’il s’intitule “Avoir”.

7 - Calcul des informations de facturation

Lorsque vous créez un devis ou une facture, Corymbus calcule automatiquement les valeurs de certaines informations afin de simplifier votre travail. Cette section décrit les règles utilisées.

Calcul préliminaire

Les nom du client, adresse de facturation et numéro de TVA sont déterminés comme suit :

• Si un contact est associé au document :

  • Nom du client : prénom et nom de famille de ce contact
  • Adresse de facturation : adresse de ce contact
  • Numéro de TVA : vide

• Sinon, si une entreprise est associée au document :

  • Nom du client : nom de cette entreprise
  • Adresse de facturation : adresse de facturation de cette entreprise (champ billing_address)
  • Numéro de TVA : numéro de TVA de cette entreprise (champ vat_number)

• Sinon, si une opportunité est associée au document :

  • si l’opportunité est associée à une entreprise :

    • Nom du client : nom de cette entreprise
    • Adresse de facturation : adresse de facturation de cette entreprise (champ billing_address)
    • Numéro de TVA : numéro de TVA de cette entreprise (champ vat_number)

  • sinon, si l’opportunité est associée à au moins un contact :

    • Nom du client : prénom et nom de famille de ce contact
    • Adresse de facturation : adresse de ce contact
    • Numéro de TVA : vide

Application de formules

A la suite de cette première phase de calcul, si une formule est définie dans les paramètres Avancés de devis et facturation, pour :

• le nom du client
• l’adresse de facturation
• ou le numéro de TVA

alors cette formule sera utilisée pour calculer ces champs.

Les informations calculées dans les étapes ci-dessus sont accessibles depuis les formules par les variables computed_customer_name (nom du client), computed_billing_address (adresse de facturation) et computed_vat_number (numéro de TVA) et peuvent donc être réutilisées pour être combinées avec d’autres informations.

Autres champs calculés

Les champs suivants sont aussi l’objet d’un calcul automatisé, si leur valeur par défaut configurée dans les paramètres de devis et facturation incluent des formules {%= ... %} :

• Durée de validité d’un devis
• Délai de paiement d’une facture
• Adresse de livraison
• Texte libre des devis et factures

8 - Listes

Les listes globales des devis et factures, accessibles depuis le menu Paramètres, proposent une option pour télécharger une archive contenant les PDF des documents :

Si un filtre est appliqué à la liste, il sera pris en compte, par conséquent seuls les documents correspondant aux critères de filtrage seront exportés dans l’archive.

Cela peut être utile par exemple pour envoyer à son comptable l’ensemble des factures du mois écoulé :